Toimintaohjeet#

Taustaa#

Viime aikoina apteekkitarkastuksissa on tullut esille vaatimus viranomaissäädöksissä mainittujen toimintaohjeiden henkilökunnalle perehdyttämisestä.

Perehtyminen ko. toimintaohjeeseen jokaisen tulee kuitata allekirjoituksellaan ja päivämäärällä.

Toimintaohjeet tulee löytyä helposti ja ne tulee tarkistaa vuosittain.

Pakolliset toimintaohjeet#

Pakolliset toimintaohjeet mallipohjineen löytyvät salkusta Laatutyökalu ja toimintaohjeet.

Esimerkkejä toimintaohjeista, suluissa prosessi:

  • Säilytysolosuhteiden seuranta (Logistiikka)
  • Lääkejätteiden käsittely (Puhtaanapito)
  • Laitteiden käyttö, puhdistus ja kalibrointi
  • Karanteeniin ja raaka-aineiden ja pakkausmateriaalin hyväksymiseen tai hylkäämiseen liittyvät menettelyt
  • Lääkeneuvonta (Reseptiasiakas)
  • Lääkeneuvonta (Itsehoitoasiakas)
  • Toiminta apteekin ja reseptikeskuksen välisen yhteydenpidon häiriötilanteessa (Tietojärjestelmät)
  • Tuotevirheet (Logistiikka)

Lisäksi toimintaohjeita lääkevalmistukseen, verkkoapteekkiin ja palvelupisteeseen.

Ohjeiden nimeäminen ja hallinta#

Seuraavassa on ehdotus ohjeiden nimeämisestä ja hallinnasta ajatuksena, että noudatetaan lainsäädäntöä, mutta hoidetaan se mahdollisimman vähällä byrokratialla.

Ohjeiden nimeäminen#

Toimintaohjeiksi nimetään vain ns. pakolliset salkussa luetellut ohjeet, muut ohjeet ovat apteekkiohjeita tai työohjeita, jolloin vain toimintaohjeiksi nimetyt ohjeet perehdytetään ja kuitataan luetuiksi.

Ohjeiden arkistointi#

Kaikki ohjeet säilytetään vain sähköisinä piazzalla (tarvittaessa työpisteessä tuloste, muistetaan myös sen päivitys), myös toimintaohjeiden kuittaaminen hoidetaan piazzalla.

Koska toimintaohjeet tulee löytyä helposti, laaditaan piazzalle sivuna toimintaohjeluettelo.

Luettelossa jokainen ohje linkitetään ko. toimintaohjeeseen, kts. linkitys.

Toimintaohjeet ja muut ohjeet ovat fyysisisesti ko. prosessin ohjekansiossa. Muutetaan tarvittaessa Toimintaohjeet -kansion nimet -> Ohjeet.

Toimintaohjeiden kuittaaminen#

Toimintaohjeiden kuittaus hoidetaan sähköisesti piazzalla seuraavan esimerkin mukaisesti:

  • kaikkien dokumenttien (sivudokumentit ja tiedostot) alareunasta löytyy muutama välilehti, joista avataan Lukukuittaukset
  • toiminnolla Kuittaa luetuksi voi jokainen hoitaa oman puumerkkinsä kuntoon, kun on ohjeeseen tutustunut
  • aikaleima tulee mukaan automaattisesti
  • käytössä on myös toiminto Poista oma lukukuittaus jolla toimen voi perua tarvittaessa

Image

Toimintaohjeen laatija seuraa, että kaikki joille asia kuuluu ovat käyneet tutustumassa ja kuittaamassa.

Myös tulokkaat ja muut perehdytettävät käyvät kuittaamassa ohjeeseen tutustumisensa jälkeen.

Kun ohjetta päivitetään ja siitä infotaan, ohjeeseen tutustutaan, poistetaan vanha kuittaus ja kuitataan uudestaan em. mukaisesti.

Muiden kuin omia lukukuittauksia voi poistaa piazzan ylläpitäjän oikeuksilla.

Toimintaohjeiden tarkistaminen#

Kaikki toimintaohjeet ovat ydin- tai tärkeimmissä tukiprosesseissa.

Ne arvioidaan sisäisesti (auditoidaan) vuosittain, joten tämä riittänee viranomaismääräyksen vuosittaiseksi tarkistukseksi.

Arvioinnin muistioon maininta, että toimintaohjeet on tarkistettu, arviointiohjeen muuttaminen tältä osin.